RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
LE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFORMÉMENT À LA LOI 25 EST :
Marc-André Ratté
418-861-8899 poste 702
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Contexte
PCA Services corporatifs inc. accorde une importance capitale au droit à la vie privée de tous. C’est pourquoi nous avons mis en place la présente politique de confidentialité visant à assurer la protection de votre intégrité et votre droit de protéger vos renseignements personnels. La présente politique vise à régir l’utilisation et la collecte de renseignements sur notre site Web (https://www.pcaservices.ca) et tout renseignement que vous nous communiquez sur une base volontaire dans le cadre de votre participation à un service quelconque offert par PCA Services corporatifs inc., et ce, sous réserve de tout refus que vous pourriez dûment nous exprimer à cet égard.
Pour la raison précédente, PCA Services corporatifs inc. se conforme avec diligence aux exigences de la loi 25 et adhère donc aux définitions en lien avec celle-ci.
Le terme « incident de confidentialité » se définit comme tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d'un renseignement personnel, de même qu'à la perte d'un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
De plus, le terme « renseignement personnel » se définit donc comme tout renseignement, pris seul ou en combinaison avec d’autres renseignements disponibles, concernant un individu et qui permet de l’identifier, tel que des renseignements sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé.
Toutefois, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soit son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnelle ne sont pas des renseignements personnels.
Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.
Notre responsabilité.
PCA Services corporatifs inc. est responsable de tous les renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou dont elle a la gestion, notamment les renseignements personnels que nous recevons directement – par exemple, de nos clients et de notre personnel.
PCA Services corporatifs inc. adhère aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité en conduisant, en concert avec notre partenaire TI, une stratégie de gestion du risque cyber visant à appliquer une série de mesures d’atténuation du risque pour nos renseignements personnels.
Nous avons également assigné un responsable de la protection des renseignements personnels, Monsieur Marc-André Ratté, et avons délégué certaines responsabilités en cybersécurité à notre partenaire TI via une offre de services liée à la Loi 25. L’exécution de cette offre de services assure une protection de la vie privée et des renseignements personnels pour le compte de PCA Services corporatifs inc. Nous avons également publié sur notre site internet et informé notre personnel de l’existence de notre Politique de confidentialité et de nos Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels, ainsi que du rôle que chacun doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels de nos clients et des membres de notre équipe.
Si vous avez des questions en ce qui concerne nos pratiques en cette matière, n’hésitez pas à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse maratte@pcaservices.ca ou au 418-861-8899.
Les fins de la collecte des renseignements personnels
Renseignements personnels concernant les employés et candidats potentiel à l’emploi
PCA Services corporatifs inc. recueille, utilise et communique des renseignements personnels concernant les membres de son équipe afin de se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles; de leur procurer des avantages; d’administrer des outils de gestion du rendement; d’administrer, de gérer, de surveiller et de faire respecter les programmes et les politiques de PCA Services corporatifs inc. et ses relations avec ses employés; et, de façon générale, d’établir et de gérer les liens d’emploi ou d’association ou d’y mettre fin.
PCA Services corporatifs inc. est également susceptible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant les personnes qui sollicitent un emploi chez nous. Dans le cas où nous ne serions pas en période d’embauche ou que votre demande d’emploi ne serait pas considérée pour toute autre raison, les renseignements que vous nous achemineriez seraient immédiatement détruits sans même être consultés.
Bien qu’inhabituel, il se peut que des renseignements personnels soient recueillis sans que les personnes concernées en soient avisées, toujours dans la mesure permise par la loi.
Renseignements personnels concernant les clients
PCA Services corporatifs inc. recueille, utilise et communique majoritairement des renseignements personnels concernant ses clients dans le cadre de sa prestation de services envers ceux-ci. Ces renseignements sont recueillis, utilisés et communiqués en conformité avec les lois et règlements en vigueur au Québec, dont la loi 25, ainsi que les normes et obligations de l’Ordre des Comptables Professionnels Agréés du Québec.
Comme il s’agit de services comptables, il est possible que ces renseignements soient transmis aux autorités compétentes en la matière dans le cadre du service offert. En conformité avec les normes professionnelles, il est possible que des renseignements personnels soient communiqués aux membres de différentes équipes pertinentes pour l’exécution des services pour lequel un client a mandaté PCA.
PCA est également susceptible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant des clients actuels ou éventuels à des fins de développement commercial ou d’amélioration de nos services et procédures.
Il se peut que des renseignements personnels soient recueillis sans que les personnes concernées en soient avisées ou sans qu’elles donnent leur consentement explicite, dans la mesure permise par la loi.
Le Consentement
PCA Services corporatifs inc. s’assure, par la signature d’une demande de consentement, d’obtenir l’approbation explicite des personnes concernées avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi.
Si un client nous fournit des renseignements personnels concernant un tiers, en signant la demande de consentement, ce client déclare et garantit qu’il a obtenu le consentement du tiers pour nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ses renseignements personnels de la manière décrite dans le contrat de services. Dans certains cas, PCA Services corporatifs inc. pourrait demander une procuration pour la signature de la demande de consentement.
Les formulaires utilisés afin d’offrir au personnel de PCA Services corporatifs inc. des services relevant des ressources humaines indiquent les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis et les personnes auxquelles ils peuvent être communiqués.
Les candidats potentiels à des postes au cabinet sont également informés des fins auxquelles des renseignements personnels les concernant sont recueillis, utilisés et communiqués.
Dans le cadre de l’administration d’un sondage, promotion et/ou concours, PCA Services corporatifs inc. pourrait utiliser, sous réserve de tout refus exprimé de votre part, les renseignements personnels, tels qu’ils lui seront fournis sur une base volontaire, par l’envoi de message(s) ou par suite d’une participation relative à un sondage, promotion ou concours. Les renseignements recueillis à de telle fin serviront essentiellement à communiquer avec vous si vous gagnez. Les promotions et/ou concours offerts par le PCA Services corporatifs inc. pourront être soumis à des règles particulières qui seront plus amplement décrites dans le cadre du lancement de tout promotion ou concours.
Limites de la collecte
PCA Services corporatifs inc. recueille, par des moyens légitimes et légaux, seulement les renseignements personnels qu’il peut raisonnablement juger nécessaires pour pouvoir rencontrer ses obligations légales et offrir ses services.
Limite de l’utilisation et la communication
PCA Services corporatifs inc. utilise et communique vos renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles il a obtenu votre consentement, ou conformément à ce que permet ou exige la loi. Si PCA Services corporatifs inc. requiert le besoin d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels concernant une personne en vue d’une fin qui n’aurait pas été́ signalée précédemment, PCA Services corporatifs inc. demandera au préalable le consentement de la personne concernée, à moins que la loi exige ou permette d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels sans obtenir le consentement de la personne.
Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi. Tous les dossiers qui contiennent des renseignements personnels concernant les employés et clients de PCA Services corporatifs inc. sont détruits lorsque ces renseignements ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, réglementaires ou administratives.
Exactitude
Dans le but de s’assurer que les renseignements personnels recueillis soient pertinents aux fins auxquelles ceux-ci sont utilisés, PCA Services corporatifs inc. effectue des efforts raisonnables pour maintenir l’intégrité des renseignements personnels de particuliers et d’en faire une mise à jour régulière.
Les personnes concernées par les renseignements personnels recueillis doivent communiquer par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels pour faire une demande de rectification dans le cas où un changement serait nécessaire à leurs renseignements personnels détenus par l’entreprise.
Transparence
PCA Services corporatifs inc. pourra mettre à la disposition des personnes intéressées sur demande de l’information sur sa Politique de confidentialité et sur ses Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels. PCA Services corporatifs inc. s’engage également à répondre à toute demande d’information soumise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels touchant les questions en lien avec ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels.
Accès
Les personnes concernées ont le droit d’examiner les renseignements personnels qui sont en notre possession et d’en obtenir une copie. À cette fin, ils doivent communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.
Le droit d’accéder aux renseignements personnels est assujetti à certaines restrictions légales, et nous prendrons les mesures raisonnables pour vérifier la pertinence de la demande et l’identité d’un individu avant de lui donner cet accès.
Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours. Si une personne a une quelconque inquiétude en matière d’accès, nous l’encourageons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse maratte@pcaservices.ca ou au 418-861-8899.
Plaintes
Nous savons qu’il est important d’assurer la protection de la vie privée et des renseignements personnels des personnes concernées. Si vous avez des questions ou des préoccupations quant au respect de votre vie privée et de vos renseignements personnels, et quant au rôle que nous jouons à cette fin, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse maratte@pcaservices.ca ou au 418-861-8899.
PCA Services corporatifs inc. a mis en place une procédure relative à la réception et au traitement des plaintes concernant la présente politique et ses pratiques de traitement des renseignements personnels. Un particulier sur qui PCA Services corporatifs inc. possède des renseignements personnels peut se plaindre du non-respect de la présente politique. Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus. Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours.
Si un particulier n’est pas satisfait de la réponse de PCA Services corporatifs inc. à une plainte ou des politiques et pratiques de PCA Services corporatifs inc. en matière de traitement des renseignements personnels, il peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec sur le site Web du Commissaire au https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/.
Mise à jour de la politique
La présente politique doit être revue tous les trois ans. Elle devra également être mise à jour lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.
Mise à jour le 16 novembre 2023